مهمترین اساس یک شرکت کارمندان آن است. بالاخره کارمندان مولد همان چیزی هستند که باعث موفقیت شرکت در وهله اول می شوند. اما، طبق گزارش کار اخیر دفتر ایالات متحده ، بهره وری کارکنان در سال های اخیر در حال کاهش است.

در اینجا بهره وری کارمندان واقعاً چیست؟ چرا مهم است؟ چگونه می توانید آن را بسنجید ، محاسبه کنید و از همه مهمتر ، به چه شکل می توانید آن را افزایش دهید.

چگونه می توان بهره وری کارمندان را در محل کار افزایش داد

1 – شرایط محیط کار را بهبود ببخشید
2 – مکاتبات را بهینه کنید
3 – جلسات را مدیریت کنید
4 – ساعات کاری کارکنان را محدود نکنید
5 – به کارمندان در هر حال آموزش بدهید
6 – مدیریت خرد را در واگذاری وظایف متوقف کنید
7 – ارتباطات اداری را بهبود ببخشید
8 – تشویق کارمندان به مراقبت از خود

بهره وری کارمندان چیست؟

بهره وری کارکنان ، همچنین به عنوان بهره وری در محل کار شناخته می شود ، محاسبه میزان خروجی یک کارمند است.

به عنوان مثال ، شرکتی که بطری تولید می کند ، می خواهد بداند که یک کارمند در یک بازه زمانی خاص می تواند چند بطری تولید کند, این تعداد خروجی کارمندان است.

به همین ترتیب ، بهره وری کارکنان نباید با بهره وری نیروی کار (بهره وری نیروی کار) ، که کل تولید اقتصادی یک کشور یا شرکت در هر ساعت کار است ، اشتباه گرفته شود.

اهمیت بهره وری کارکنان

هدف هر شرکتی موفقیت است – و ما قبلاً ثابت کردیم که بهره وری کارمندان می تواند موفقیت یک شرکت را ایجاد کند یا آن را از بین ببرد. دو عامل تعیین می کند که آیا کارمندان در کار خود موفق هستند:

بهره وری – میزان کار انجام شده
اثربخشی – میزان تلاش برای انجام آن کار

بعضی از افراد ممکن است زمان زیادی را برای اتمام مقدار کمی کار صرف کنند؛ این افراد موثر هستند تا بهره وری بالایی داشته باشند.

افراد دیگر ممکن است کارهای زیادی را در مدت زمان کمی به پایان برسانند؛ اینها نسبت به افراد موثر ؛ بهره وری بیشتر دارند.

شما همیشه باید هم از بهره وری و هم از اثربخشی خود نهایت استفاده را ببرید, هدف شما این است که حداکثر تلاش خود را انجام دهید و تا آنجا که می توانید در کمترین زمان ممکن کار را به پایان برسانید.

بهره وری زیاد کارکنان مزایای مختلفی دارد که اهمیت آن را در شرکت شما اثبات می کند. اگر کارمندان مثمر ثمر باشند ، تجارت سودآورتر می شود, رشد می کند, تقاضای مصرف کننده را برآورده می کند و
همچنان رقابتی است.

به طور خلاصه ، بهره وری بالای کارمندان اطمینان می دهد که یک شرکت در بازار مرتبط است.

نحوه سنجش بهره وری کارکنان

برای سنجش بهره وری کارمندان ، ابتدا باید با کارمندان خود صحبت کنید و استانداردی را تعریف کنید که نتایج حاصل از کارمندان را با یکدیگر مقایسه کنید. می توانید بهره وری کارمندان را با استفاده از موارد زیر اندازه گیری کنید:

محاسبه تعداد فروش

گواه بهره وری بالا: تعداد بالای فروش.

چطور اندازی گیری می کنید؟ شما تعداد فروش ماهانه کارمند خود را تعیین کنید و سپس نتایج ماهانه آنها را با این تعداد مقایسه کنید.

به عنوان مثال ، شما تصمیم می گیرید که هر کارمند باید ماهانه 100 تماس برقرار کند ، 20 سر نخ فروش ایجاد بکند و 10 فروش داشته باشد. اگر کارمندی 120 تماس برقرار کند ، اما فقط 5 بار فروش دارد ، به استاندارد نمی رسد. اگر کارمندی 80 تماس ، اما 15 فروش برقرار کرده باشد ، او استاندارد تعیین شده را زیر پا می گذارد.

اهداف اندازه گیری برآورده می شوند

شواهدی مبنی بر بهره وری بالا: تعداد زیادی از اهداف تحقق یافته.

چطور اندازی گیری می کنید؟ شما تعداد اهدافی را که ماهانه کارمندان باید به آن برسند تعیین می کنید و سپس نتایج ماهانه آنها را با این تعداد مقایسه می کنید.

محاسبه سود

اثبات بهره وری بالا: سود بالا.

به چه شکل اندازه گیری می کنید؟ شما سود سالانه ایده آل را برای شرکت خود تعریف می کنید. اگر به آن برسید یا آن را بالا ببرید ، بهره وری کارمند خود را اثبات کرده اید. اگر کوتاه بیایید ، کارمندان شما به درصد بهره وری مورد انتظار خود نمی رسند.

محاسبه کار انجام شده

اثبات بهره وری بالا: تعداد بالای وظایف انجام شده.

چطور اندازی گیری می کنید؟ شما تعداد وظایف هفته ای را که کارمندانتان باید انجام دهند تعیین می کنید و سپس نتایج ماهانه آنها را با این تعداد مقایسه می کنید.

تعیین کیفیت کار انجام شده

اسنادی که نشانگر بهره وری بالایی هستند : همه پروژه ها ، صرف نظر از تعداد آنها ، که به روش با کیفیت به اتمام رسیده اند.

محاسبه زمان صرف شده

شواهدی وجود دارد که بهره وری بالایی دارید: زمان کمتری برای کار در یک پروژه صرف می شود.

چطور محاسبه می کنید؟ مدت زمانی که برای انجام یک پروژه صرف می شود را مشخص کنید و بر اساس این برآوردها مهلت پروژه را برای مشتری در نظر بگیرید. به کارمندان خود گوشزد کنید مدت زمان انجام این کارها را پیگیری کنند. اگر قبل از پایان مهلت کار را تمام کنید ، تیم شما با توجه به زمان (و برنامه) خود مثمر ثمر بود.

بهره وری کارمندان را چگونه محاسبه می کنید؟

برای اینکه بفهمید چگونه می توانید بهره وری کارمندان را افزایش دهید ، ابتدا باید وضعیت فعلی بهره وری کارمندان را محاسبه کنید.

اگر این 4 مرحله را دنبال کنید ، می توانید درصد بهره وری احتمالی کارمندان را در شرکت خود محاسبه کنید:

مرحله 1: یک استاندارد تعریف کنید
شما تمام سطح تولید خود را با این استاندارد اندازه گیری خواهید کرد.

مرحله 2: زمان را مشخص بکنید

اگر یک هفته کاری پنج روزه داشته باشید ، با روزانه 8 ساعت ، هر هفته 40 ساعت یا 2400 دقیقه وقت دارید.

مرحله 3: تمام زمان “غیرمولد” را از هفته کاری خود کم کنید

این شامل تمام استراحت های ناهار ، استراحت های کوتاه ، جلسات و فعالیت های مشابه شما می شود. به عنوان مثال ، اگر هر روز حدود 30 دقیقه وقت خود را در استراحت ناهار ، 30 دقیقه در وقت استراحت کوتاه و 1 ساعت در جلسات اختصاص دهید ، این 10 ساعت یا 500 دقیقه است ، باید از کل هفته کار خود کم کنید. این باعث می شود 1900 دقیقه از زمان شما مفید باشد.

مرحله 4: درصد بهره وری را به دست بیاورید

تعداد زمان تولید موجود (1900) را با تعداد زمان کار موجود در هفته (2400) تقسیم کنید ، سپس در 100 ضرب کنید تا درصد بهره وری خود را بدست آورید (1،900 / 2،400 * 100 = 79٪).

هنگام محاسبه درصد بهره وری خود ، 2 نکته مهم را به خاطر بسپارید:

هیچ وقت نمی توانید 100٪ مثمر ثمر باشید
درصد بهره وری شما فقط رقم ایده آل است – کارمندان برای رسیدن به حداکثر درصد بهره وری شرکت یعنی 79٪ باید تمرکز کنند و از حواس پرتی جلوگیری کنند.

چگونه می توان بهره وری کارمندان را در محل کار افزایش داد

برای افزایش بهره وری کارمندان در محل کار ، باید 8 مرحله زیر را انجام دهید:

1. بهبود شرایط محل کار

اگر می خواهید کارمندان بهره وری مفیدتری داشته باشند ، باید مطمئن شوید که آنها در شرایط بهینه کار می کنند.

• اطمینان حاصل کنید که مقدار زیادی نور طبیعی در دفتر کار وجود دارد. کارمندانی که در یک دفتر با پنجره و نور طبیعی کافی کار می کنند 46 دقیقه بیشتر در شب می خوابند. آنها بیشتر استراحت می کنند و هنگام کار تمرکز بیشتری دارند.
• پوشش گیاهی را در دفتر کار بگنجانید. دفاتر سبز کارمندان را راحت تر و در نتیجه با کارشان بهره وری بیشتری می دهند.
• رنگ دیوارهای خود را سفید نگذارید. کارمندان هنگام کار در دفاتر با دیوارهای سفید خطاهای بیشتری مرتکب می شوند. در عوض ، رنگ قرمز را انتخاب کنید (این امر به کار با جزئیات بیشتر کمک می کند) ، سبز (باعث ایجاد انگیزه می شود) ، آبی (باعث افزایش خلاقیت می شود)

2- بهینه سازی مکاتبات

مطالعات نشان می دهد که ما 13 ساعت در هفته را برای مکاتبات و ایمیل ها صرف می کنیم.  این مقدار را به تعداد کارمندان شرکت خود ضرب کنید، و شما ساعات دقیق وقت خود را برای صرف بهره وری بیشتر در خواهید یافت.

• زمان را برای مکاتبات کنترل بکنید. به کارمندان خود دستور دهید هر روز هنگام برخورد با ایمیل یک پنجره زمانی انتخاب کنند و به این زمان پایبند باشید. تمام ارتباطات ایمیل را در طول 1 ساعت بعد از ناهار یا 1 ساعت قبل از ترک کار انجام دهید.
• مکاتبات کوتاه و هدف دار باشد . به کارمندان خود آموزش دهید که مودب باشند ، همچنین در مورد سوالاتشان دقیق باشند و در هنگام مکاتبات با مشتریان صادق باشند.
• در ساعات غیر کاری و زمان شب از ارسال ایمیل و مکاتبه با کارمندان خود خودداری کنید. اینگونه مکاتبات در زمانهای نامناسب ممکن است باعث استرس در کارمندان شما شود ، سطح اضطراب آنها را افزایش داده و احتمال عملکرد خوب فردا صبح در محل کار را کاهش دهد.

3 – مدیریت جلسات

کارمندان ماهانه تقریباً 87 ساعت را در جلسات مختلف می گذرانند – که بالغ بر 37 میلیارد دلار از دست رفته در سال است ، زیرا بسیاری از جلسات به بحث های غیرمولد تبدیل می شوند.

• از ایمیل استفاده بکنید. ایمیل ابزاری سریعتر و دقیق تر برای برقراری ارتباط است.
• تعداد جلسات در روز / هفته / ماه را کاهش دهید. فقط جلسات ضروری را برگزار کنید.
• تعداد حاضران در جلسه را کاهش دهید. برخی از کارمندان ممکن است برای جلسات شما حیاتی باشند ، اما برخی دیگر مجبور نیستند هر بار حضور داشته باشند. سازنده ترین راه حل این است که آنها به کار معمول خود ادامه دهند.
• زمان صرف شده در هر جلسه را کاهش دهید. هر جلسه 15-20 دقیقه برای پوشش مهمترین نکات کافی است.

4 – ساعات کاری کارکنان را محدود نکنید

افراد مختلف در طول روز بهره وری متفاوتی دارند . بنابراین ، رعایت یک شیفت کاری ثابت از ساعت 9 الی 17 یا سخت کار کردن از اولین ساعات صبح ممکن است برای همه مفید نباشد.

• ساعات کار را انعطاف پذیر کنید. به جای اینکه 8 ساعت مداوم در روز کار کنند، به کارمندان خود اجازه دهید در دو بازه زمانی کوچکتر کار کنند که با هم برابر 8 ساعت هستند. به عنوان مثال ، به آنها اجازه دهید از ساعت 7 صبح تا 1 بعد از ظهر ساعت کار خود را بگذرانند ، بعد به استراحت / ناهار طولانی بروند و سپس روز کاری خود را از ساعت 3 بعد از ظهر تا 5 عصر به پایان برسانند. آنها احساس بهره وری و کارآیی بیشتری خواهند کرد.  پس از 2 ساعت استراحت طولانی و پر از انرژی ، انرژی تازه ای دریافت خواهند کرد و از کسادی ترسناک بعد از ظهر که کارمندان قبل از “زمان بسته شدن” احساس می کنند جلوگیری می کنند.
• اجازه کار از راه دور (دورکاری) . علی رغم برخی چالش های کار از راه دور ، 65٪ از کارمندان معتقدند که وقتی در خارج از دفتر کار می کنند ، بازده بیشتری دارند و 47٪ آرزو می کنند شرکت آنها این مزیت را داشته باشد. موقعیت های واجد شرایط کار از راه دور را انتخاب کنید ، ساعات در دسترس بودن را برای کارکنان از راه دور تعریف کنید ، زمان پاسخ خاص را تعریف کنید و به کارمندان دستور دهید زمان خود را برای گزارش بهره وری ثبت کنند.

5 – به کارمندان در هر حال آموزش بدهید

آموزش و توسعه به طور گسترده ای به بهبود دانش کارکنان و سپس عملکرد کاری آنها کمک می کند.

• از نرم افزارهای تخصصی استفاده کنید. نرم افزار مدیریت یادگیری ، مانند Lynda یا TalentLMS ، دوره های مختلف مفیدی را ارائه می دهد که به کارمندان کمک می کند مهارت های قدیمی خود را گسترش دهند و برخی از مهارت های جدید را بیاموزند. آنها همچنین تجزیه و تحلیل و آمار ارائه می دهند ، بنابراین شما می توانید پیشرفت کارمند خود را ردیابی کنید.
• آموزش عملی ارائه دهید. این نوع آموزش به کارکنان اجازه می دهد تا با یادگیری درمورد کارایی ، برخی از وظایف آموزشی را آزمایش کنند.
• به کارمندان اجازه دهید با سرعت خودشان یاد بگیرند. عجله در مباحث پیچیده به شما اجازه نمی دهد دانش جدیدی جا بیفتد ، بهتر است به کارمندان وقت بگذارید تا آموزش خود را پردازش کنند یا با سرعت خود یاد بگیرند.

6 – مدیریت خرد را در واگذاری وظایف متوقف کنید

تفویض وظیفه به خودی خود مفید است ، اما مدیران اغلب نمی توانند وظایفی را که به دیگران سپرده اند رها کنند.  بنابراین همه جزئیات را به صورت جزئی مدیریت می کنند و تفویض وظیفه را بی معنی می کنند. علاوه بر این ، تا حدود 85٪ از کارمندان با مدیریت خرد احساس ضعف می کنند. نظارت مداوم باعث می شود کارکنان ایمان خود را به توانایی هایشان از دست دهند.

• به جای آن انتظارات و الزامات را مدیریت کنید. اگر به دنبال نتیجه خاصی هستید ، باید راهنمایی هایی را برای کارمندان خود ارائه دهید. همچنین باید به کارمندان خود اطلاع دهید که از آنها چه انتظاراتی دارید. بنابراین اگر کارمندان شما بیشتر به هدف خود متمرکز باشند، شما نگرانی و مدیریت جزئی کمتری خواهید داشت.
• مدام بالاسر کارکنان خود نباشید. اگر ناظری به طور مداوم بالای سر آنها نباشد ، کارکنان احساس استقلال ، آرامش بیشتری خواهند کرد.

7 – ارتباطات اداری را بهبود ببخشید

در کار گروهی ، همکاری خوب منجر به بهره وری و کارآیی مطلوب می شود و همکاری خوب ناشی از ارتباط و بازخورد خوب است.

کار گروهی را هدفمند بسازید. کار گروهی غنی از بهره وری به طور تصادفی اتفاق نمی افتد. شما و تیم شما باید تلاش کنید تا به یک تیم موثر تبدیل شوید. شما می توانید هر از چند گاهی با میزبانی از اوقات مشترک ، شروع کنید.  یک مهمانی در دفتر برگزار کنید ، یا خارج از محل کار یک تیم ورزشی تشکیل دهید. هنگامی که کارمندان جدید وارد می شوند ، اطمینان حاصل کنید که آنها در محل کار احساس خوشایند می کنند و با همکاران جدید خود برابر هستند.

ابزار ایده آل ارتباطی را پیدا کنید. شرکت شما ممکن است از یک ابزار ارتباطی ، ایمیل, تلفن و فضای مجازی برای برقراری ارتباط استفاده کند ، اما شما باید یاد بگیرید که چگونه هر کارمند بهترین پاسخ را می دهد. برخی ممکن است سریعتر به پیام های واتس آپ پاسخ دهند ، برخی به پیام های ایمیل ، و برخی دیگر سریع در پاسخگویی به تلفن های خود.

8 – تشویق کارمندان به مراقبت از خود

تشویق کارمندان برای مراقبت از خود تا حد زیادی در ترغیب کارمندان به مراقبت از وظایف و پروژه هایشان موثر است.

• استفاده از مزایای بیمه درمانی را شرح دهید . اطمینان حاصل کنید که کارمندان از تمام مزایای بهداشتی و درمانی بیمه استفاده می کنند و آنها را به انجام معاینات کامل بدنی ، واکسیناسیون و سایر مزایا تشویق کنید
• دوره های مفید مراقبت از جسم و روح ارائه دهید. می توانید برای دوره های کاهش استرس یا مدیریت زمان ، برای کارمندان دوره ای اموزشی ترتیب دهید  ، تا به آنها کمک کند یاد بگیرند چگونه استرس روزمره را کاهش دهند ، وقت خود را بهتر مدیریت کنند یا سایر روش های مفید خودمراقبتی را بیاموزند.
• دستاوردهای کارمندان را بشناسید. تنها یاداوری مدام اشتباهات کارمندان, زیاد در بهره وری آنان مفید نیست . کارمندان دوست دارند بدانند که از سخت کوشی آنها قدردانی می شود – 79٪ از افراد حرفه ای به دلیل عدم قدردانی در محل کار ، کار خود را رها می کنند. قدردانی به بالا بردن اعتماد به نفس آنها کمک می کند. بنابراین ، زمانی را وقت بگذارید تا دستاوردها و نقاط قوت افراد را برجسته کنید.

نتیجه گیری

هنگامی که اهمیت بهره وری کارمندان را برای موفقیت شرکت خود درک کردید ، باید مراحل صحیحی را برای پایش ، محاسبه و مهمتر از همه ، افزایش این منبع با ارزش تجاری انجام دهید.

برای انجام این کار ، باید به همان چیزهایی که برای شرکت شما مفید است و چه برای کارمندان شما, توجه کافی داشته باشید.  اطمینان حاصل کنید که شرایط محیط کار را بهبود می بخشید ، ایمیل و جلسات را بهینه می کنید ، شیفتهای کاری مناسب برای کارمندان را فراهم می کنید ، آموزش بهینه کارمندان را ارائه می دهید ، خودداری کنید از مدیریت خرد همه چیز ، بهبود ارتباطات دفتری و همچنین تشویق خودمراقبتی کارمندان.